В начале этого года малый бизнес стал активно переходить на электронный документооборот (ЭДО). По экспертным оценкам, около половины небольших предприятий уже используют ЭДО с частью поставщиков. Каждая пятая малая компания и вовсе отказалась от бумаги в работе с поставщиками. Почему предприниматели принимают такое решение и как это меняет их бизнес?
В мае этого года электронные накладные по ЭДО получали 84% предпринимателей, торгующих маркированным товаром. Год назад эта цифра составляла 64%. Бизнес стал отправлять через ЭДО не только накладные на поставки маркированного товара, но и неформализованные документы: договоры, акты сверки, прайс-листы, счета. В мае их доля уже выросла до 10%.
У бумажного документооборота есть очевидные недостатки ― расходы на бумагу, логистику, хранение и временные затраты на перенос данных. Почти у половины предпринимателей (45%) доставка документов в среднем занимает от двух дней и более. И при этом им приходится перезапрашивать документы у контрагентов из-за ошибок в них. Об этом говорят 57% предпринимателей. Четверть опрошенных (24%) сталкивается с ошибками в документах чаще двух раз в месяц. Регулярно переносят данные из документов в кассу, товароучетную или бухгалтерскую программу 77% предпринимателей. И 35% хранят документы в торговой точке или дома.
И все же часть предпринимателей держатся за бумагу. Почему? По-прежнему живо мнение «без бумажки ты букашка» ― «настоящий» документ с печатью и подписью кажется более надежным. Часть опасается, что электронный документ можно изменить без их ведома. Есть и предубеждение, что ЭДО сложно и дорого внедрить.
В 2021 году основным драйвером внедрения ЭДО в малом бизнесе была маркировка. В обязательном порядке переходила на электронные накладные табачная розница. С этого года ЭДО стал обязательным для продавцов маркированной обуви и одежды.
Использование электронного документооборота в маркировке форсируют законопослушные поставщики. Табачная розница ― это в основном малый и микробизнес, плохо автоматизированный, с высоким уровнем контрафакта. Но в этой отрасли есть несколько крупных и законопослушных поставщиков и производителей, которые настойчиво переводили своих контрагентов на электронные накладные. В результате уже в прошлом году мы увидели высокий уровень проникновения ЭДО (до 80% и более) именно по табаку. В торговле обувью и одеждой много мелких поставщиков и высока доля серого импорта, поэтому переход на электронку ниже, хотя также показывает положительную динамику.
Но и поставщиков, и розницу вынуждает переходить на электронные накладные желание снизить издержки после мартовского повышения цен на офисную бумагу.
Отношение к ЭДО меняют и технологии. Сервисы обрастают полезным для малого бизнеса функционалом. Сейчас при приемке товара можно автоматически сверять данные из документов с фактической поставкой. Информация о принятом товаре также автоматически подгружается в товароучетную систему предпринимателя ― все остатки сразу обновляются.
Сегодня по ЭДО можно отправить и налоговую отчетность. ФНС утверждает форматы различных электронных документов. С нового года налоговая служба стала выдавать электронные подписи для генеральных директоров ― процедура стала бесплатной (предпринимателям нужно купить сам носитель).
В марте предприниматели также столкнулись с другой бумажной проблемой ― дефицитом чековой ленты. Ряд компаний крупного сетевого ритейла стал предлагать покупателям электронный чек вместо бумажного. Производители контрольно-кассовой техники также обновили свои решения, дав аналогичную возможность малому и микробизнесу.
Электронная коммерция уже приучила подавляющее большинство потребителей в стране к электронным чекам, так что психологических барьеров здесь нет. По подсчетам одного из предпринимателей, его экономия на чековой ленте при старой стоимости рулона в 60 рублей составила 30–36 тыс. рублей в год на кассу. Да, есть ряд бизнесов, которые могут передавать на чеках важную информацию для клиентов. К примеру, химчистки могут указывать в чеке номер договора или дату выполнения заказа, но такой чек, отправленный по e-mail, будет даже надежнее бумажного и случайно не потеряется.
Существующие кассовые решения уже позволяют малому бизнесу уходить от использования бумаги, принимать поставки с электронными накладными, при продаже выдавать электронный чек, а отчетность в ФНС отправлять по ЭДО. И это будущее уже здесь.
Автор — директор по развитию отраслевых решений ИТ-компании «Эвотор»
Позиция редакции может не совпадать с мнением автора
